Membership & PetPay ERP Flow
Perancangan alur membership loyalty pada aplikasi Satwagia: pembelian paket, mutasi dompet digital PetPay, hingga pencatatan memo jurnal debit-kredit di ERP eWebAcc.
Ringkasan Eksekutif & Ruang Lingkup
Studi kasus analisis proses bisnis dan sistem yang menghubungkan customer journey pembelian paket keanggotaan (membership loyalty) pada aplikasi mobile Satwagia dengan operasional kasir outlet fisik, mutasi saldo e-wallet (PetPay), dan sinkronisasi memo jurnal akuntansi otomatis ke sistem ERP eWebAcc perusahaan. Proyek ini memecahkan tantangan rekonsiliasi finansial antar unit Digital dan unit Outlet.
Ketidaksesuaian Pencatatan Keuangan Lintas Unit
Ketika customer membeli paket membership di aplikasi digital namun mengklaim layanannya di outlet klinik fisik yang berbeda entitas kas, sering terjadi kebingungan pencatatan: kas masuk diterima oleh tim Digital, sementara beban biaya operasional ditanggung oleh Outlet. Ketiadaan alur mutasi PetPay dan mapping jurnal ERP yang jelas berpotensi menciptakan selisih kas dan piutang besar.
- Pembelian paket membership menghasilkan uang muka (pendapatan diterima di muka / unearned revenue) yang belum boleh diakui sebagai pendapatan utuh sampai layanan digunakan.
- Penggunaan voucher di kasir outlet harus memicu transfer saldo PetPay dari rekening Digital ke rekening kas Outlet bersangkutan.
- Staf akuntansi kewalahan melakukan rekonsiliasi manual jika setiap transaksi tidak memiliki kode jurnal standar.
Arsitektur Alur Finansial & Mapping Jurnal Standar
Merancang business flow end-to-end yang mengatur pergerakan dana, aturan mutasi saldo PetPay antar Digital dan Outlet, serta menyusun skema debit-kredit memo jurnal transaksi yang langsung diposting ke ERP eWebAcc.
- Dual-Phase Financial Recognition: Memisahkan pencatatan saat penerimaan uang membership (Unearned Revenue) dengan saat penukaran layanan di klinik (Revenue Realization).
- Cross-Unit PetPay Clearing: Mekanisme mutasi saldo otomatis antara dompet digital pusat dengan kasir outlet.
- ERP Journal Code Standardization: Memberi format kode jurnal konsisten (misal: MEM-BUY-xxxx dan MEM-USE-xxxx) agar rekonsiliasi berlangsung otomatis.
- Seamless Mobile UX: Customer menikmati kemudahan aktivasi voucher di aplikasi tanpa perlu mengerti kompleksitas akuntansi di belakangnya.
Alur Transaksi & Pencatatan Jurnal ERP 5 Langkah
Alur terstruktur yang menghubungkan proses dari input awal pengguna hingga rekonsiliasi akhir.
Pembelian Paket Membership
Customer memilih paket di aplikasi mobile Satwagia dan membayar via transfer bank atau saldo PetPay.
Aktivasi & Kuota Voucher
Sistem memvalidasi pembayaran, mengaktifkan membership, dan mendistribusikan voucher digital ke dompet akun customer.
Penggunaan Voucher di Outlet
Customer menggunakan voucher saat booking atau transaksi kasir di klinik fisik; kuota voucher berkurang secara riil.
Mutasi Saldo PetPay Antar Unit
Nilai membership dipindahkan dari kas Digital ke kas Outlet klinik melalui mutasi saldo PetPay.
Pencatatan Memo Jurnal ERP
ERP eWebAcc memposting memo jurnal akuntansi otomatis dengan mapping debit-kredit yang seimbang dan terverifikasi.
Core Business Rules & Mitigasi
- Saat membership dibeli, kas bertambah di Digital dan diimbangi penambahan akun Kewajiban 'Pendapatan Diterima di Muka Membership' di ERP.
- Saat voucher dipakai di outlet klinik, kewajiban di Digital didebit, saldo PetPay ditransfer ke outlet, dan pendapatan klinik outlet diakui sesuai nominal layanan.
- Voucher memiliki masa kedaluwarsa; sisa kuota yang hangus otomatis dibukukan sebagai pendapatan lain-lain sesuai kebijakan PSAK.
Fitur Utama yang Ditonjolkan
End-to-End Business Flow
Diagram alur komprehensif yang menghubungkan interaksi user aplikasi dengan kasir outlet dan akuntansi ERP.
Accounting Debit-Credit Rules
Tabel mapping jurnal standar untuk seluruh skenario pembelian, pemakaian, dan sisa hangus voucher.
Cross-Entity Reconciliation
Menghilangkan potensi selisih kas antara unit bisnis Digital dan jaringan klinik cabang.
Mobile Interface Specification
Rancangan layar checkout paket, wallet PetPay, dan status kuota voucher yang telah lolos uji pengguna.
Tangkapan Layar & Antarmuka Sistem
Screenshot resolusi tinggi yang merepresentasikan alur kerja dan antarmuka sesungguhnya.
Alur Pembelian Membership
Diagram alur customer dari pemilihan paket, pembayaran, aktivasi hingga tersedianya voucher.
Alur Penggunaan Voucher Layanan
Diagram penukaran voucher di kasir klinik dan pengurangan kuota secara real-time.
Mutasi PetPay Digital & Outlet
Skema perpindahan nilai saldo e-wallet antar rekening unit bisnis operasional.
Tabel Mapping Jurnal ERP eWebAcc
Spesifikasi kode transaksi dan akun debit-kredit akuntansi yang diintegrasikan ke ERP.
Antarmuka Mobile Membership
Rancangan antarmuka aplikasi pemesanan paket, dompet PetPay, dan kartu membership aktif.
Business Impact & Deliverables
Berhasil diimplementasikan pada staging environment PT Satwa Bahagia Indonesia, menghubungkan alur customer, operasional kasir klinik, dan pencatatan ERP eWebAcc tanpa adanya selisih pembukuan.